Co musi zawierać dokumentacja klientki w salonie

Każdy salon, który przetwarza dane osobowe, musi prowadzić podstawową dokumentację.
W praktyce to oznacza trzy główne elementy:

1. Karta klientki – zawiera dane kontaktowe, przeciwwskazania, historię zabiegów.
2. Świadome zgody – m.in. na wykonanie zabiegu, przetwarzanie danych, zgodę marketingową.
3. Notatki po zabiegach – informacje o zastosowanych produktach, reakcjach skóry, zdjęciach „przed i po”.

Zgodnie z RODO, te dane muszą być:

• przechowywane bezpiecznie,
• dostępne tylko dla upoważnionych osób,
• czytelne i kompletne — z datami oraz podpisami.

Najczęstsze błędy w dokumentacji RODO

Z naszego doświadczenia wynika, że w wielu salonach powtarzają się te same błędy:

• Brak podpisanych zgód – klientka wypełniła formularz, ale nie złożyła podpisu.
• Brak daty zabiegu lub osoby wykonującej – dokument bez kontekstu traci wartość.
• Formularze papierowe bez kopii cyfrowej – łatwo je zgubić, a trudno odtworzyć.
• Zdjęcia przechowywane w telefonie – bez powiązania z kartą klientki.
• Brak zabezpieczenia danych – segregatory dostępne dla każdego, brak hasła lub szyfrowania.

Wszystkie te problemy można rozwiązać, cyfryzując dokumentację.

Cyfrowe rozwiązanie — bezpiecznie i zgodnie z prawem

Cyfrowa dokumentacja to nie tylko nowoczesność, ale też sposób na spokój i bezpieczeństwo.
Zamiast segregatorów i kartek, wszystkie dane można przechowywać w systemie, który:

• pozwala podpisać formularz elektronicznie (np. na tablecie),
• automatycznie łączy zgodę z konkretną wizytą,
• szyfruje dane i tworzy ich kopie zapasowe,
• chroni dostęp hasłem i poziomem uprawnień.

To nie tylko zgodność z przepisami — to również większy profesjonalizm w oczach klientek.

Jak Clava pomaga prowadzić dokumentację zgodnie z RODO

Clava została zaprojektowana z myślą o właścicielach salonów, którzy chcą prowadzić dokumentację poprawnie, ale bez biurokracji.

‍

W Clavie:

• Formularze RODO i zgody medyczne są gotowe i aktualne – wystarczy wybrać i podpisać.
• Klientka podpisuje je bezpośrednio na tablecie – podpis jest cyfrowy i prawnie ważny.
• Każdy dokument trafia automatycznie do karty klientki.
• Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane zgodnie z RODO.

Dzięki temu właściciel salonu ma pewność, że jego dokumentacja:

• jest kompletna,
• zawsze gotowa do kontroli,
• i nie zginie – nawet jeśli zniszczy się komputer lub telefon.

Prawidłowa dokumentacja to nie tylko przepis, ale też wizerunek

Zadbana, uporządkowana dokumentacja to znak, że salon działa profesjonalnie.
Klientki to widzą i czują.
Kiedy prosisz o podpis na tablecie zamiast kartce – Twój salon wygląda nowocześnie, wiarygodnie i bezpiecznie.

To drobny detal, który buduje zaufanie.

RODO bez stresu? Tak, to możliwe.

Nie musisz być prawnikiem, żeby prowadzić dokumentację poprawnie.
Wystarczy korzystać z narzędzia, które dba o przepisy za Ciebie.

Clava powstała właśnie po to — by właściciele salonów beauty mogli działać w spokoju, mając wszystko pod kontrolą i zgodnie z prawem.

Podsumowanie

✅ Każdy salon beauty musi prowadzić dokumentację RODO.
✅ Najczęstsze błędy to brak podpisów, dat i zabezpieczeń danych.
✅ Najprostsze rozwiązanie to cyfrowe formularze i karty klientek.
✅ Clava ułatwia wszystko: podpisy, archiwizację, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Dowiedz się więcej: Clava